Agenturen jonglieren täglich mit Kundenprojekten, Deadlines, kreativen Prozessen und Teamkommunikation. Ohne klare Strukturen kann das schnell im Chaos enden. Genau hier kommt ClickUp ins Spiel – eine Plattform, die Projektmanagement, Aufgabenplanung und Kommunikation in einem Tool vereint. Doch wie nutzt man ClickUp als Agentur wirklich effektiv?
Die Antwort liegt in der richtigen Struktur. Mit gezielt angelegten Spaces lassen sich Prozesse nicht nur effizienter gestalten, sondern auch langfristig skalieren. In diesem Beitrag zeige ich dir fünf essenzielle ClickUp Spaces, die jede Agentur braucht – für mehr Übersicht, Produktivität und Wachstum.
1. Kundenprojekte: Alles auf einen Blick
Der wichtigste Space in jeder Agenturstruktur ist der Bereich für Kundenprojekte. Hier bündelst du alle Informationen zu laufenden Aufträgen und behältst jederzeit den Überblick. Ob Social Media Kampagne, Webdesign oder Strategie-Workshop – jedes Projekt erhält seine eigene Liste oder sein eigenes Board.
Vorteile:
- Aufgaben nach Kunde, Projektart oder Status sortieren
- Fristen und Verantwortlichkeiten klar definieren
- Kundenfeedback, Dateien und To-dos an einem Ort
- Fortschritte visuell mit Gantt oder Board-Ansicht tracken
2. Ressourcenplanung & Teammanagement: Burnout vermeiden, Effizienz fördern
Überbuchte Teammitglieder? Das muss nicht sein. Ein eigener Space für Ressourcenmanagement sorgt dafür, dass du frühzeitig Engpässe erkennst und die Teamkapazitäten sinnvoll planst.
Funktionen:
- Abwesenheiten, Urlaub und Verfügbarkeiten im Blick
- Rollen, Skills und Verantwortlichkeiten dokumentieren
- Wochen- oder Monatsübersicht für die Zuweisung von Aufgaben
Tipp: Verknüpfe diesen Space mit einem Workload-Widget oder nutze benutzerdefinierte Felder, um Skills sichtbar zu machen.
3. Kreativ- und Ideenpool: ClickUp als Raum für Innovation
Kreative Einfälle kommen nicht nur im Meeting. Mit einem eigenen Space für Ideen, Konzepte und Inspirationsquellen schaffst du Raum für spontane Gedankenblitze und strategische Entwicklungen.
Nutzungsideen:
- Brainstorming-Boards für Kampagnen oder Formate
- Moodboards mit Inspirationsquellen oder Referenzen
- Sammlung potenzieller Blogthemen, Reels-Ideen, Produktideen
Das Schöne: Durch wiederkehrende Reviews kann dein Team gemeinsam entscheiden, welche Ideen weiterverfolgt werden.
4. Marketing & Akquise: Wachstum strukturiert angehen
Auch die besten Agenturen brauchen konstante Sichtbarkeit und neue Leads. In einem dedizierten Space für Marketing und Akquise kannst du dein eigenes Wachstum wie ein Kundenprojekt behandeln.
Strukturen für diesen Space:
- Redaktionsplan für Social Media, Blog, Newsletter
- Leadtracker inkl. Status, Kontaktinfos, nächste Steps
- Performance-Auswertung von Kampagnen
So verlierst du deine eigenen Ziele nicht aus dem Blick und etablierst eine nachhaltige Agenturvermarktung.
5. Internes Wissensmanagement: Wissen nachhaltig sichern
Was passiert, wenn jemand das Team verlässt? Ohne dokumentierte Prozesse bleibt wertvolles Wissen auf der Strecke. Ein interner Wiki-Space sorgt dafür, dass Know-how langfristig verfügbar bleibt.
Inhalte:
- Onboarding-Guides und Team-Handbuch
- SOPs (Standard Operating Procedures) für wiederkehrende Aufgaben
- Schulungsressourcen, Video-Tutorials, Linksammlungen
Durch die klare Struktur kannst du neue Teammitglieder schneller einarbeiten und bestehende Prozesse laufend optimieren.
Fazit: Mit ClickUp Spaces zur strukturierten Agentur
Mit diesen fünf Spaces legst du das Fundament für eine effizient arbeitende Agentur. Statt verstreuter Infos in Slack, E-Mail und Excel schaffst du in ClickUp eine zentrale, skalierbare Struktur. Das spart nicht nur Zeit, sondern fördert auch die Zusammenarbeit, Transparenz und das Wachstum deines Unternehmens.
Pro-Tipp: Nutze ClickUp Templates, um Spaces schneller zu erstellen und Prozesse zu standardisieren – gerade bei wiederkehrenden Kundenprojekten ein echter Gamechanger.
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