Manchmal reicht ein einfaches Projektmanagement Tool nicht mehr aus. Vor allem dann, wenn mehrere Systeme parallel genutzt werden, Informationen verloren gehen und Prozesse sich im Alltag immer wieder verheddern. Genau an diesem Punkt stand ein mittelständisches Unternehmen aus der Baubranche, mit dem ich im Juli ein intensives Beratungsgespräch geführt habe.
Die Ausgangslage war typisch:
Microsoft 365 war im Einsatz, inklusive SharePoint, OneNote und Teams. Zusätzlich hatte das Unternehmen lange mit HubSpot gearbeitet, um Kundendaten zu pflegen.
Das Ergebnis?
Eine fragmentierte Tool-Landschaft, die weder Effizienz noch Transparenz bot. Projekte liefen, aber das Gefühl war da: Es könnte so viel einfacher sein.
Was war das Ziel?
Die Geschäftsführung war sich einig: Es braucht weniger Chaos und mehr Struktur. Gesucht wurde eine Lösung, die mehrere Anforderungen abdeckt – von Projektmanagement über Kommunikation bis hin zu Onboarding-Prozessen für neue Mitarbeitende. Gleichzeitig sollte sich das System problemlos mit bestehenden Tools wie Microsoft 365 verbinden lassen.
Warum ClickUp ins Spiel kam
ClickUp ist nicht nur eine Plattform für Aufgabenlisten. Richtig aufgesetzt, kann es Projektsteuerung, Automatisierungen, Kommunikation und sogar Wissensmanagement vereinen. Genau das war der Grund, warum wir in unserem Gespräch tief in die Möglichkeiten eingestiegen sind.
Wir sprachen darüber, wie sich Projekte in ClickUp sinnvoll abbilden lassen. Die Hierarchie aus Workspace, Spaces, Ordnern und Listen war für das Unternehmen zunächst ungewohnt, aber sie passte perfekt zu den Anforderungen: Jeder Space repräsentiert ein Projekt, darunter strukturieren Ordner und Listen die Details. Berechtigungen lassen sich so vergeben, dass jeder nur das sieht, was er wirklich braucht – ein entscheidender Punkt, um Übersichtlichkeit zu bewahren.
Die größten Herausforderungen
Eines der größten Probleme war die Kommunikation. Bisher fand sie in Teams statt – verteilt auf verschiedene Kanäle, oft unübersichtlich und schwer nachzuvollziehen. Die Lösung: projektbezogene Chats direkt in ClickUp. So können Diskussionen genau dort stattfinden, wo die Arbeit passiert – ohne ständiges Springen zwischen Tools.
Ein weiterer Knackpunkt: das Onboarding neuer Mitarbeiter. Bislang mussten unzählige E-Mails verschickt, Zugänge eingerichtet und Dokumente geteilt werden. Künftig soll ein neuer Mitarbeitender einfach ein automatisiertes Onboarding-Board in ClickUp öffnen, Aufgaben Schritt für Schritt abarbeiten und Zugriff auf alle relevanten Informationen haben. Wissensdatenbanken, Videos und Checklisten sind dabei fest integriert.
Und dann war da noch die Frage nach dem CRM. Die Entscheidung fiel bewusst gegen einen vollständigen Umzug der Kontaktdaten. Diese bleiben in Microsoft, wo auch der Mailverkehr läuft. Die Kundenreise selbst – also Anfragen, Angebote, Follow-ups – wird jedoch künftig in ClickUp abgebildet, ergänzt durch Automatisierungen für Standardmails und Dokumente.
Was wir daraus lernen können
Das Gespräch hat einmal mehr gezeigt: Ein Tool allein löst keine Probleme. Entscheidend ist, wie klar die Prozesse vorher definiert sind und wie schlank die Umsetzung bleibt. Wer versucht, alles auf einmal abzubilden, verliert sich schnell in Strukturen und Spielereien.
Stattdessen lohnt es sich, mit einem klaren Kern zu starten: Welche Probleme sollen gelöst werden? Welche Prozesse müssen bleiben, welche dürfen weg?
Für dieses Unternehmen war die Antwort klar: weniger Tool-Chaos, mehr Übersicht, einfache Onboarding-Prozesse und eine Kommunikation, die nicht mehr zwischen Kanälen zerrissen wird. ClickUp kann all das leisten – vorausgesetzt, man nimmt sich Zeit für ein durchdachtes Setup und führt das Team Schritt für Schritt heran.
Das Fazit
ClickUp ist mehr als nur ein weiteres Projektmanagement-Tool. Es ist eine Plattform, die Unternehmen helfen kann, Arbeit neu zu organisieren, wenn man sie richtig aufsetzt. Aber: Eine Einführung funktioniert nur, wenn Prozesse, Rollen und Erwartungen vorher klar sind – und wenn man die Mitarbeitenden mitnimmt.
Und jetzt zu dir: Stehst du auch vor der Frage, wie du deine Tools besser strukturierst? Dann lohnt sich ein Blick auf ClickUp. Ich unterstütze dich dabei, dein Setup so zu gestalten, dass es wirklich funktioniert – von der Analyse über die Implementierung bis zur Schulung.
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